Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV (“Thông Tư 08”) quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (“Nghị Định 337”) về hợp đồng lao động điện tử (“HĐLĐ Điện Tử”).
Trước hết, quy định về HĐLĐ Điện Tử là một giải pháp số hóa mang tính lựa chọn, không phải nghĩa vụ bắt buộc áp dụng đối với mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục áp dụng hình thức giao kết HĐLĐ bằng văn bản giấy theo quy định hiện hành của pháp luật lao động. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp đã, đang hoặc dự kiến áp dụng HĐLĐ Điện Tử, Thông Tư 08 thiết lập một khung quản lý toàn diện đối với việc giao kết, cấp mã định danh, lưu trữ, chuyển đổi, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt và khai thác dữ liệu HĐLĐ Điện Tử trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử (“Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử”).
Mã Định Danh (ID) – “Hộ Chiếu” Pháp Lý của Hợp Đồng Lao Động Điện Tử
Thông Tư 08 quy định cơ chế cấp mã định danh HĐLĐ Điện Tử (“ID”). Mỗi HĐLĐ Điện Tử mới giao kết hoặc hợp đồng lao động được chuyển đổi từ văn bản giấy sẽ được cấp một mã ID riêng cho mục đích ghi nhận, tra cứu và quản lý trong suốt quá trình thực hiện HĐLĐ Điện Tử.
Nguyên Tắc Cấp và Quản Lý ID
- Tính duy nhất: Mỗi HĐLĐ Điện Tử chỉ được cấp một mã ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
- Tính liên tục: Mã ID không thay đổi trong quá trình thực hiện HĐLĐ Điện Tử. Trường hợp HĐLĐ Điện Tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt, các phụ lục, thông báo hoặc văn bản liên quan sẽ được gắn với mã ID của HĐLĐ Điện Tử gốc. Cách tiếp cận này giúp hình thành “hồ sơ điện tử” đầy đủ cho từng quan hệ lao động, thay vì quản lý rời rạc từng văn bản như trước đây.
- Giá trị pháp lý: Từ ngày 01/7/2026, tất cả HĐLĐ Điện Tử bắt buộc phải có mã ID do Bộ Nội vụ cấp. Những HĐLĐ Điện Tử không có mã ID sẽ không được công nhận trên hệ thống quản lý.
Cấu Trúc Chi Tiết Của Mã ID
Mã ID bao gồm 13 ký tự, được cấu trúc theo công thức: [01 Ký tự chữ] + [12 Ký tự số].
- Phân loại theo ký tự chữ đầu tiên: giúp nhận diện nguồn gốc HĐLĐ Điện Tử
– Ký tự A: Cho HĐLĐ Điện Tử giao kết mới từ ngày 01/7/2026 thông qua các Nhà cung cấp eContract.
– Ký tự B: Cho HĐLĐ Điện Tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy.
– Ký tự C: Cho các HĐLĐ Điện Tử đã được giao kết trước ngày 01/7/2026.
- Cấu trúc 12 ký tự số tiếp theo
– 02 số đầu: Là 2 số cuối của năm mà HĐLĐ Điện Tử được Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử cấp mã ID;
– 10 số sau: Là dãy số tự nhiên được hệ thống cấp ngẫu nhiên.
Quy Trình Cấp Mã Định Danh
Tùy theo nguồn gốc của hợp đồng lao động, quy trình cấp ID sẽ có yêu cầu khác nhau. Người sử dụng lao động nên phân loại HĐLĐ hiện hữu và HĐLĐ dự kiến giao kết mới theo ba nhóm sau:
| Nguồn gốc HĐLĐ | Quy trình thực hiện và Yêu cầu đặc thù |
| HĐLĐ Điện Tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua Nhà cung cấp eContract | Cần thực hiện thông qua Nhà cung cấp eContract có khả năng kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử.
Sau khi các bên hoàn tất, Nhà cung cấp eContract gửi HĐLĐ Điện Tử cùng với các dữ liệu được liệt kê bên dưới về Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử để cấp mã ID (không bao gồm thông tin về ID), gồm:
|
| Chuyển đổi từ HĐLĐ giấy sang HĐLĐ Điện Tử
|
Nhà cung cấp eContract gửi bản HĐLĐ Điện Tử đã chuyển đổi cùng với dữ liệu Thông tin về nội dung chủ yếu của HĐLĐ theo quy định pháp luật lao động kèm theo Nhật ký chuyển đổi có đầy đủ các yêu cầu theo quy định. Nhật ký chuyển đổi phải được niêm phong bằng chữ ký số và dấu thời gian để đảm bảo tính toàn vẹn. |
| HĐLĐ Điện Tử đã giao kết trước ngày 01/7/2026 | Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ Điện Tử trên eContract theo quy định. |
Các lưu ý quan trọng trong quá trình cấp mã ID
- Thời gian xử lý: Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử sẽ tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp mã ID tự động trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận đủ dữ liệu hợp lệ theo quy định.
- Điều kiện kiểm tra: Thông tin được Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử kiểm tra bao gồm: xác thực định danh của người lao động và người sử dụng lao động; tính hợp lệ của chữ ký số và dấu thời gian; và chứng thực từ Nhà cung cấp eContract.
- Trường hợp bị từ chối: Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử sẽ không cấp ID và tự động gửi thông báo lý do về hệ thống của Nhà cung cấp eContract nếu không đáp ứng các quy định về cấp mã định danh áp dụng cho từng trường hợp như được liệt kê bên trên.
Nhà Cung Cấp Econtract: Điều Kiện Kết Nối và Rủi Ro Cần Kiểm Soát
Nhà cung cấp eContract giữ vai trò trung gian kỹ thuật quan trọng giữa người sử dụng lao động, người lao động và Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử. Do đó, khi triển khai HĐLĐ Điện Tử, người sử dụng lao động không chỉ cần rà soát quy trình nội bộ của mình, mà còn cần đánh giá kỹ năng lực pháp lý, kỹ thuật và mức độ tuân thủ của Nhà cung cấp eContract.
- Điều kiện được kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử: Để được kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử, Nhà cung cấp eContract phải đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ kết nối, phương án kỹ thuật, bảo mật, an toàn thông tin và kiểm thử kết nối. Ngoài ra, Nhà cung cấp eContract cần duy trì kết nối ổn định và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình truyền nhận, lưu trữ và khai thác. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử, Bộ Nội vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện kiểm thử kỹ thuật và thông báo cấp tài khoản kết nối cho Nhà cung cấp eContract.
- Trách nhiệm trong quy trình cấp mã ID và quản lý dữ liệu: Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi HĐLĐ Điện Tử và dữ liệu liên quan lên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử để được cấp ID. Đối với HĐLĐ Điện Tử giao kết mới, dữ liệu cần được gửi sau khi các bên hoàn tất ký kết. Đối với HĐLĐ giấy được chuyển đổi sang điện tử hoặc HĐLĐ Điện Tử điện tử đã giao kết trước ngày 01/7/2026, Nhà cung cấp eContract cần hỗ trợ người sử dụng lao động số hóa, rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi gửi lên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử. Nhà cung cấp eContract cũng phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình truyền nhận, lưu trữ và khai thác. Trường hợp ngừng hoạt động, nhà cung cấp có trách nhiệm phối hợp chuyển giao dữ liệu để bảo đảm quyền tra cứu và sử dụng HĐLĐ Điện Tử của người sử dụng lao động và người lao động không bị gián đoạn.
- Rủi ro bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối: Thông Tư 08 cũng quy định các trường hợp Nhà cung cấp eContract có thể bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử, bao gồm trường hợp không duy trì điều kiện kỹ thuật, vi phạm quy định về bảo mật, hoặc có tỷ lệ HĐLĐ Điện Tử bị từ chối cấp ID từ 5% trở lên trong một tháng. Việc bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối không làm mất hiệu lực của HĐLĐ Điện Tử đã giao kết, nhưng có thể ảnh hưởng đến việc cấp ID, lưu trữ, tra cứu, chuyển giao dữ liệu và sử dụng HĐLĐ Điện Tử trong các thủ tục hành chính hoặc báo cáo lao động. Do đó, khi ký HĐLĐ Điện Tử dịch vụ eContract, người sử dụng lao động nên làm rõ cơ chế xử lý sự cố, nghĩa vụ thông báo, trách nhiệm hỗ trợ cấp lại/gửi lại dữ liệu, phương án chuyển giao dữ liệu và trách nhiệm bồi thường nếu việc gián đoạn gây thiệt hại cho người sử dụng lao động.
Quản Lý Tài Khoản và Báo Cáo Trên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử
Quản Lý Tài Khoản
Thông Tư 08 quy định cơ chế tài khoản truy cập Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Tài khoản này được sử dụng để tra cứu, xác minh và khai thác dữ liệu HĐLĐ Điện Tử theo phạm vi quyền được cấp.
- Người sử dụng lao động sử dụng tài khoản trên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu HĐLĐ Điện Tử. Việc đăng nhập được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử của tổ chức trên hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia. Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục để được cấp tài khoản truy cập theo quy định.
- Đối với người lao động, việc truy cập Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử gắn với tài khoản định danh điện tử của cá nhân. Thông qua tài khoản này, người lao động có thể tra cứu thông tin HĐLĐ Điện Tử của mình, phục vụ việc xác minh quan hệ lao động hoặc thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử liên quan.
Người sử dụng lao động và người lao động đều có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản truy cập của mình. Tài khoản có thể bị khóa trong một số trường hợp, bao gồm khi chủ tài khoản đề nghị khóa, tài khoản định danh điện tử bị khóa, phát sinh sự kiện an toàn thông tin có nguy cơ ảnh hưởng đến bí mật hoặc tính toàn vẹn của dữ liệu, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Khi căn cứ khóa tài khoản không còn, tài khoản có thể được mở khóa theo quy định.
Báo Cáo Thông Qua Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử
Thông Tư 08 hướng đến việc tích hợp dữ liệu HĐLĐ Điện Tử với nghĩa vụ báo cáo lao động của người sử dụng lao động.
- Người sử dụng lao động: Thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động thông qua Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử theo quy định của pháp luật lao động.
- Nhà cung cấp eContract: Báo cáo định kỳ hàng quý (trước ngày 05 của tháng đầu quý sau) và báo cáo đột xuất về tình hình cung cấp dịch vụ giao kết HĐLĐ Điện Tử theo mẫu quy định. Ngoài ra, Nhà cung cấp eContract phải báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật cho dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu cho Bộ Nội vụ trong vòng 01 năm kể từ ngày được cấp tài khoản kết nối hoặc khi chứng nhận kiểm toán kỹ thuật đã nộp trước đó hết hiệu lực.
Lưu Trữ và Khai Thác Dữ Liệu
- Dữ liệu về HĐLĐ Điện Tử, phụ lục và các văn bản liên quan được lưu trữ trên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử trong thời hạn 10 năm kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt. Trường hợp người lao động giao kết nhiều HĐLĐ Điện Tử liên tục, thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm chấm dứt HĐLĐ cuối cùng. Theo đó, doanh nghiệp có thể khai thác và chia sẻ dữ liệu HĐLĐ Điện Tử để phục vụ thủ tục hành chính, báo cáo lao động hoặc các giao dịch điện tử khác theo quy định. Tuy nhiên, việc khai thác dữ liệu cần đi kèm với kiểm soát truy cập nội bộ và bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Ngoài ra, người sử dụng lao động có thể kiểm tra tình trạng kết nối của Nhà cung cấp eContract thông qua danh sách được Bộ Nội vụ công bố trên trang giới thiệu của Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử. Theo Thông Tư 08, danh sách này bao gồm các Nhà cung cấp eContract đang kết nối, đang bị tạm dừng kết nối hoặc đã chấm dứt kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử. Việc công bố được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm eContract kết nối thành công, bị tạm dừng hoặc bị chấm dứt kết nối.
Điều Khoản Chuyển Tiếp Trong Giai Đoạn Đầu Vận Hành Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử
Kể từ ngày 01/7/2026, HĐLĐ Điện Tử sau khi giao kết phải được gửi về Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử để cấp ID. Tuy nhiên, trường hợp Nhà cung cấp eContract đã đáp ứng điều kiện theo Nghị định 337 và đã gửi hồ sơ đề nghị kết nối tới Bộ Nội vụ nhưng đến ngày 01/7/2026 chưa hoàn tất kết nối, nhà cung cấp này vẫn được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ kết nối. Thời hạn hoàn tất kết nối chậm nhất là ngày 20/7/2026.
Các HĐLĐ Điện Tử được giao kết trong giai đoạn chờ kết nối vẫn có giá trị pháp lý theo quy định pháp luật và phải được gửi về Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử để cấp ID ngay sau khi Nhà cung cấp eContract hoàn tất kết nối.
Khuyến Nghị Cho Doanh Nghiệp
Đối với các doanh nghiệp đã, đang hoặc có kế hoạch áp dụng HĐLĐ Điện Tử, Thông Tư 08 đặt ra một khung quản lý mới mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để bảo đảm việc giao kết, lưu trữ, tra cứu và quản lý HĐLĐ Điện Tử được thực hiện đúng quy định.
Trước hết, doanh nghiệp nên rà soát lại mô hình quản trị HĐLĐ Điện Tử hiện tại để xác định phương án áp dụng phù hợp, bao gồm việc tiếp tục sử dụng hợp đồng giấy, chuyển hoàn toàn sang HĐLĐ Điện Tử, hoặc áp dụng song song cả hai hình thức.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng tài khoản định danh điện tử của tổ chức, đồng thời xác định nhân sự nội bộ được phân quyền truy cập, tra cứu và khai thác dữ liệu trên Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử. Việc quản lý tài khoản nên được thiết kế theo nguyên tắc phân quyền rõ ràng, tránh sử dụng chung tài khoản hoặc chia sẻ thông tin đăng nhập thiếu kiểm soát.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xây dựng hoặc cập nhật quy trình nội bộ liên quan đến việc giao kết, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt, lưu trữ và khai thác HĐLĐ Điện Tử nhằm xác định rõ trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
Cuối cùng, vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân cần được đặc biệt lưu ý. HĐLĐ Điện Tử chứa nhiều dữ liệu cá nhân quan trọng của người lao động. Do đó, khi triển khai HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung liên quan đến thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, cơ chế phân quyền truy cập, biện pháp bảo mật thông tin và thỏa thuận xử lý dữ liệu với Nhà cung cấp eContract để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Kết Luận
Mặc dù HĐLĐ Điện Tử không phải là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp, tuy nhiên, khi doanh nghiệp lựa chọn triển khai hình thức này, việc áp dụng sẽ không chỉ dừng lại ở thao tác ký HĐLĐ Điện Tử trên môi trường số. Theo đó, HĐLĐ Điện Tử sẽ gắn với yêu cầu cấp mã ID, chuẩn hóa dữ liệu, kết nối với Nền Tảng HĐLĐ Điện Tử, quản lý tài khoản truy cập, lựa chọn Nhà cung cấp eContract phù hợp cũng như bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động.
Đối với doanh nghiệp có nhu cầu số hóa quy trình nhân sự, HĐLĐ Điện Tử có thể mang lại nhiều lợi ích về quản lý, lưu trữ, tra cứu và vận hành. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ có thể phát huy hiệu quả nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ về dữ liệu, hạ tầng hệ thống, cơ chế phân quyền nội bộ, giải pháp bảo mật thông tin cũng như năng lực của Nhà cung cấp eContract. Theo đó, trước khi quyết định triển khai HĐLĐ Điện Tử nên nên đánh giá tổng thể nhu cầu thực tế, mức độ sẵn sàng của nội bộ doanh nghiệp, năng lực của Nhà cung cấp eContract và dự trù các rủi ro dữ liệu để xây dựng các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phù hợp.
