Tiêu điểm Pháp lý tuần | Xây Dựng Quy Chế Đánh Giá Mức Độ Hoàn Thành Công Việc – Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì?

TP. Hồ Chí Minh, Ngày 4 tháng 8 năm 2026

Bộ luật Lao động cho phép người sử dụng lao động được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Tuy nhiên, quyền này của doanh nghiệp không chỉ được dựa trên nhận xét chủ quan của người quản lý, kết quả của một kỳ đánh giá không đạt hoặc việc người lao động không đạt chỉ tiêu KPI. Thay vào đó, việc đánh giá này phải được thực hiện trên cơ sở các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc được quy định trong quy chế đánh giá của người sử dụng lao động (“Quy chế Đánh giá”).

Trên thực tế, không ít tranh chấp lao động phát sinh do Quy chế Đánh giá quy định tiêu chí chưa rõ ràng, không xác định cụ thể thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc” hoặc không được ban hành và áp dụng đúng trình tự theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa Quy chế Đánh giá với chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (“KPI”) hoặc Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất (Performance Improvement Plan – “PIP”), từ đó cho rằng việc người lao động không đạt KPI hoặc không hoàn thành PIP đương nhiên là căn cứ để đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

Trong Tiêu điểm Pháp lý tuần này, chúng tôi phân tích vai trò của Quy chế Đánh giá trong việc làm căn cứ để người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ và các nội dung cần có của Quy chế Đánh giá, điều kiện để kết quả đánh giá trở thành căn cứ đơn phương chấm dứt HĐLĐ, mối quan hệ giữa Quy chế Đánh giá với KPI và PIP, đồng thời đưa ra một số khuyến nghị giúp doanh nghiệp xây dựng và áp dụng Quy chế Đánh giá đúng quy định nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp tiềm ẩn trong tương lai

1. Quy chế Đánh giá có vai trò gì?

Bộ luật Lao động không định nghĩa cụ thể thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc”. Do đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng các tiêu chí để xác định trường hợp này thông qua Quy chế Đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

Về bản chất, yếu tố “thường xuyên” phải phản ánh tình trạng người lao động không hoàn thành công việc có tính lặp lại hoặc kéo dài trong một khoảng thời gian phù hợp với tính chất và chu kỳ công việc, thay vì chỉ dựa trên một sự việc hoặc một kỳ đánh giá kết quả không đạt riêng lẻ. Chẳng hạn, Quy chế Đánh giá có thể quy định người lao động được xem là thường xuyên không hoàn thành công việc nếu không đạt mức đánh giá tối thiểu trong hai kỳ liên tiếp hoặc trong hai trên ba kỳ đánh giá gần nhất.

Đối với những công việc được đánh giá theo dự án hoặc có chu kỳ dài, doanh nghiệp có thể quy định người lao động bị xem là thường xuyên không hoàn thành công việc nếu nhiều lần không hoàn thành nhiệm vụ, mốc tiến độ hoặc chỉ tiêu trọng yếu trong cùng một kỳ đánh giá. Tương tự, một kỳ đánh giá năm không đạt cũng có thể sử dụng làm căn cứ nếu kết quả đó phản ánh việc người lao động nhiều lần không hoàn thành công việc trong suốt năm. Cần lưu ý các ngưỡng nêu trên chỉ mang tính minh họa và không phải tiêu chí mặc nhiên được pháp luật công nhận. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể các tiêu chí khác nhau phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào, tiêu chí xác định “người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc” cũng phải được quy định trước, hợp lý, có thể kiểm chứng và phù hợp với tính chất công việc đã thỏa thuận trong HĐLĐ.

Như vậy, Quy chế Đánh giá là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định, ghi nhận và chứng minh tình trạng người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và tính chất công việc của từng vị trí, doanh nghiệp sẽ xây dựng tiêu chí riêng cho từng chức danh hoặc nhóm công việc miễn là các tiêu chí này được xây dựng trên cơ sở rõ ràng, khách quan, có thể kiểm chứng và phản ánh đúng yêu cầu của công việc.

Để đảm bảo tính minh bạch và khả năng áp dụng hiệu quả trên thực tế, Quy chế Đánh giá nên quy định tối thiểu các nội dung sau:

• Tiêu chí đánh giá về số lượng, chất lượng, tiến độ hoặc kết quả thực hiện công việc;

• Kỳ đánh giá và phương pháp xác định kết quả đánh giá;

• Ngưỡng hoặc trường hợp được xem là thường xuyên không hoàn thành công việc;

• Thẩm quyền và quy trình thực hiện việc đánh giá; và

• Cơ chế thông báo kết quả, tiếp nhận ý kiến giải trình, khiếu nại hoặc đề nghị xem xét lại của người lao động.

2. Khi nào kết quả đánh giá có thể được sử dụng để chấm dứt HĐLĐ?

Việc doanh nghiệp có Quy chế Đánh giá không đồng nghĩa với việc mọi kết quả không đạt đều đương nhiên cho phép doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Trên thực tế, kết quả đánh giá chỉ có thể được sử dụng làm căn cứ chấm dứt HĐLĐ khi Quy chế Đánh giá được xây dựng và áp dụng đúng quy định, đồng thời doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thủ tục theo pháp luật lao động.

Để hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Quy chế Đánh giá được ban hành đúng thẩm quyền và trình tự nội bộ: Doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ, quy chế phân quyền hoặc các tài liệu quản trị nội bộ để xác định đúng chủ thể có thẩm quyền ban hành.

• Thực hiện thủ tục đối thoại và tham khảo ý kiến theo quy định: Việc xây dựng Quy chế Đánh giá thuộc trường hợp phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc. Nội dung đối thoại cần được ghi nhận bằng biên bản và các nội dung chính của cuộc đối thoại phải được công bố theo đúng trình tự pháp luật quy định.

• Tiêu chí đánh giá phải được xây dựng phù hợp và thông báo trước: Các tiêu chí cần phải phù hợp với HĐLĐ, mô tả công việc hoặc các yêu cầu công việc đã được giao và được thông báo cho người lao động trước khi áp dụng trên thực tế.

• Kết quả đánh giá phải đáp ứng đúng ngưỡng “thường xuyên không hoàn thành công việc”: Việc người lao động không hoàn thành công việc chỉ có thể được sử dụng làm căn cứ chấm dứt HĐLĐ nếu đáp ứng đúng ngưỡng hoặc các trường hợp được xác định là “thường xuyên không hoàn thành công việc” theo Quy chế Đánh giá.

• Việc đánh giá phải được thực hiện khách quan, nhất quán và có căn cứ: Quá trình đánh giá cần được thực hiện một cách khách quan, nhất quán, áp dụng thống nhất đối với những người lao động thực hiện công việc tương đương, đúng quy trình và được lưu giữ đầy đủ tài liệu, hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp của kết quả đánh giá khi có tranh chấp.

• Tuân thủ điều kiện và thủ tục đơn phương chấm dứt HĐLĐ: Ngay cả khi kết quả đánh giá đã đáp ứng các điều kiện nêu trên, doanh nghiệp phải bảo đảm việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng thời hạn báo trước và không thuộc trường hợp pháp luật cấm doanh nghiệp thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân rõ biệt giữa việc không hoàn thành công việc và hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Việc người lao động không đạt yêu cầu về kết quả hoặc hiệu suất công việc thuộc phạm vi đánh giá mức độ hoàn thành công việc và chỉ có thể là căn cứ để xem xét quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Trong khi đó, hành vi vi phạm nội quy lao động, bao gồm không tuân theo mệnh lệnh hợp pháp của người sử dụng lao động sẽ xử lý theo trình tự xử lý kỷ luật lao động tương ứng nếu các hành vi này đã được quy định cụ thể trong Nội quy lao động theo quy định của pháp luật.

3. Thực tiễn xét xử và lưu ý cho doanh nghiệp

Tại Bản án sơ thẩm số 01/2024/LĐ-ST ngày 23/4/2024 của Tòa án nhân dân huyện C, tỉnh Long An, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt HĐLĐ với một Trưởng phòng vệ sinh trên cơ sở cho rằng người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Để chứng minh, doanh nghiệp viện dẫn các biên bản họp hằng tuần, báo cáo kiểm tra vệ sinh của bộ phận kiểm soát chất lượng và việc người lao động đã được nhắc nhở nhiều lần về kết quả công việc.

Tuy nhiên, Tòa án nhận định việc chấm dứt HĐLĐ là trái pháp luật vì HĐLĐ không quy định cụ thể công việc người lao động phải thực hiện; các biên bản họp chỉ mang tính nhắc nhở chung; và doanh nghiệp không chứng minh được đã đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động theo các tiêu chí trong Quy chế Đánh giá của mình. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp bị buộc thanh toán tiền lương, bồi thường, trợ cấp thôi việc và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc.

Bản án này cho thấy việc có Quy chế Đánh giá mới chỉ là điều kiện ban đầu. Để thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ, doanh nghiệp phải chứng minh người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc” phải dựa trên các tiêu chí đánh giá, trình tự và nhất quán, có đầy đủ hồ sơ và các tài liệu chứng minh tương ứng theo quy định của Quy chế Đánh giá.

4. PIP hay KPI có thay thế Quy chế Đánh giá mức độ hoàn thành công việc không?

KPI là hệ thống các chỉ số dùng để đo lường kết quả thực hiện công việc, còn PIP là kế hoạch áp dụng đối với người lao động chưa đáp ứng yêu cầu, nhằm xác định nội dung cần cải thiện, thời hạn thực hiện và biện pháp hỗ trợ phù hợp tương ứng của doanh nghiệp.

Mặc dù KPI và PIP đều là các công cụ quản trị hiệu suất nhưng có mục đích và giá trị pháp lý khác với Quy chế Đánh giá.

Pháp luật lao động không bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng PIP trước khi đơn phương chấm dứt HĐLĐ, đồng thời cũng không quy định nội dung và hình thức cụ thể của PIP. Do đó, việc doanh nghiệp không áp dụng PIP không đương nhiên làm cho việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ trở nên trái pháp luật nếu doanh nghiệp có đủ căn cứ và thực hiện đúng quy trình theo Quy chế Đánh giá. Ngược lại, việc người lao động không đạt KPI hoặc không hoàn thành PIP cũng không đương nhiên tạo thành căn cứ hợp pháp để doanh nghiệp đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Kết quả KPI hoặc PIP chỉ có ý nghĩa hỗ trợ chứng minh khi được xây dựng và áp dụng theo khuôn khổ Quy chế Đánh giá. Trong trường hợp Quy chế Đánh giá của doanh nghiệp xác định PIP là bước bắt buộc khi xem xét chấm dứt HĐLĐ, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình này. Việc không tuân thủ quy trình nội bộ do chính doanh nghiệp ban hành có thể làm giảm tính hợp pháp và tính nhất quán của quyết định chấm dứt HĐLĐ.

Kết luận

Quy chế Đánh giá là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp xác định trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, nhưng bản thâm Quy chế Đánh giá không phải là yếu tố duy nhất quyết định tính hợp pháp của việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Trên thực tế, tính hợp pháp của quyết định chấm dứt HĐLĐ sẽ được đánh giá trên cơ sở toàn bộ quá trình xây dựng, áp dụng và thực hiện Quy chế Đánh giá cũng như việc doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động.

Để hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống hồ sơ nhất quán, bao gồm HĐLĐ và mô tả công việc, Quy chế Đánh giá, các tiêu chí và mục tiêu công việc, kết quả đánh giá định kỳ, tài liệu ghi nhận quá trình thực hiện công việc, hồ sơ KPI, PIP (nếu có), ý kiến giải trình của người lao động và các tài liệu liên quan đến đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Một hệ thống hồ sơ đầy đủ và được áp dụng thống nhất không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao khả năng bảo vệ quyết định của mình khi phát sinh tranh chấp.

—

Đọc các phần trước tại đây: Phần 1| Phần 2a| Phần 3

—

Để được tư vấn về quản trị doanh nghiệp, tuân thủ pháp luật lao động và các vấn đề pháp lý về lao động tại Việt Nam, vui lòng truy cập Lao động & Việc làm hoặc liên hệ với đội ngũ của chúng tôi:
 info@indochinecounsel.com
 (+84) 28 3823 9640