TP. Hồ Chí Minh, Ngày 16 tháng 9 năm 2026
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), việc bổ nhiệm người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật (“NĐDTPL”) là phương án thường được lựa chọn khi thiết lập cơ cấu quản trị tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc có duy nhất một NĐDTPL là người nước ngoài, đặc biệt khi người này chưa cư trú thường xuyên tại Việt Nam, có thể tạo ra một số vấn đề thực tiễn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Đáng lưu ý, NĐDTPL và người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức (“NĐDTUQ”) thực hiện hai chức năng hoàn toàn khác nhau, nhưng nhiều doanh nghiệp FDI vẫn còn nhầm lẫn giữa hai chức danh này. Trong khi NĐDTPL đại diện cho chính doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý, NĐDTUQ đại diện cho chủ sở hữu, thành viên, cổ đông để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó tại doanh nghiệp. Do đó, việc bổ nhiệm NĐDTUQ không mặc nhiên thay thế được vai trò của NĐDTPL.
Với mong muốn giúp nhà đầu tư và doanh nghiệp FDI hiểu rõ hơn về vai trò của NĐDTPL, phân biệt sự khác nhau giữa NĐDTPL và NĐDTUQ, cũng như chủ động nhận diện các vấn đề có thể phát sinh khi NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài, chúng tôi trình bày trong bài viết này một số lưu ý pháp lý và thực tiễn mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi bổ nhiệm NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài.
Điều gì cần lưu ý?
1. NĐDTPL và NĐDTUQ có vai trò khác nhau
NĐDTPL là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Trong khi đó, NĐDTUQ là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Tùy cơ cấu quản trị được lựa chọn, NĐDTUQ duy nhất sẽ trở thành chủ tịch công ty TNHH một thành viên, các NĐDTUQ sẽ là thành viên của hội đồng thành viên của công ty TNHH, hoặc NĐDTUQ sẽ đại diện cổ đông là tổ chức tham gia họp đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
Sự khác biệt này có ý nghĩa thực tiễn. NĐDTUQ không đương nhiên có quyền đại diện cho công ty với bên thứ ba, và việc có NĐDTUQ không đồng nghĩa doanh nghiệp đã có người thay thế vai trò của NĐDTPL.
2. NĐDTPL duy nhất: cần lưu ý yêu cầu về cư trú và ủy quyền khi xuất cảnh
Pháp luật doanh nghiệp không cấm người nước ngoài đảm nhiệm vị trí NĐDTPL và doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều NĐDTPL. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một NĐDTPL cư trú tại Việt Nam.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một NĐDTPL và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, NĐDTPL phải ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL trong thời gian vắng mặt. NĐDTPL vẫn chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Tác động thực tiễn: đối với nhà đầu tư dự kiến bổ nhiệm một cá nhân đang ở nước ngoài làm NĐDTPL duy nhất, cần tính trước kế hoạch cư trú, và cơ chế ủy quyền khi người này xuất cảnh.
3. NĐDTPL duy nhất là nước ngoài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến các thủ tục vận hành sau thành lập
Một số ngân hàng có thể yêu cầu NĐDTPL cung cấp số điện thoại đăng ký chính chủ tại Việt Nam và trực tiếp trình diện, xác minh với ngân hàng để thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng của công ty. Trường hợp NĐDTPL chưa có visa hợp lệ để nhập cảnh vào Việt Nam và chưa có mặt tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đăng ký số điện thoại chính chủ và hoàn tất thủ tục mở tài khoản ngân hàng. Đối với người nước ngoài, việc đăng ký số điện thoại chính chủ tại Việt Nam yêu cầu người đó nhập cảnh vào Việt Nam với hộ chiếu và visa hợp lệ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp thành lập tại Việt Nam được yêu cầu thực hiện thủ tục để xin cấp tài khoản định danh điện tử (VNeID) cho tổ chức. VNeID của tổ chức được sử dụng để thực hiện và nhận kết quả thủ tục hành chính, dịch vụ công trên môi trường điện tử. Trong bối cảnh ngày càng nhiều thủ tục hành chính, kê khai và nộp thuế được thực hiện trên môi trường điện tử, việc doanh nghiệp có VNeID là cần thiết để thực hiện các thủ tục này.
Tuy nhiên, trên thực tế, để xin cấp VNeID cho tổ chức, NĐDTPL của doanh nghiệp cần được cấp VNeID cá nhân trước. Để được cấp VNeID cá nhân, NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài cần nhập cảnh hợp pháp hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam, có số điện thoại chính chủ tại Việt Nam và trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.
Tác động thực tiễn: Khi NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài chưa có mặt tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hoàn tất các thủ tục sau thành lập, bao gồm mở tài khoản ngân hàng và xin cấp VNeID cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét khả năng NĐDTPL thực tế có mặt và thực hiện các thủ tục cần thiết tại Việt Nam khi lựa chọn phương án nhân sự này.
Khuyến nghị dành cho nhà đầu tư và doanh nghiệp
Nhà đầu tư và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nên:
-
Xác định ngay từ đầu ai sẽ là NĐDTPL và ai sẽ là NĐDTUQ, trên cơ sở chức năng và quyền hạn của từng vị trí;
-
Nếu NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài, xác định kế hoạch nhập cảnh, cư trú và hiện diện tại Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn thành lập và vận hành ban đầu. Cân nhắc phương án chỉ định nhiều NĐDTPL;
-
Trường hợp chỉ có một NĐDTPL, chuẩn bị cơ chế ủy quyền cho người cư trú tại Việt Nam khi NĐDTPL xuất cảnh;
-
Trao đổi trước với ngân hàng dự kiến mở tài khoản để xác định yêu cầu về hồ sơ, sự hiện diện và xác minh đối với NĐDTPL;
-
Đối với thủ tục xin cấp VNeID cho NĐDTPL, chủ động chuẩn bị các điều kiện cần thiết về tình trạng cư trú, số điện thoại đăng ký chính chủ và việc NĐDTPL trình diện tại cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục.
Nhận định của chúng tôi
Việc bổ nhiệm người nước ngoài làm NĐDTPL không tự thân tạo ra trở ngại cho hoạt động của doanh nghiệp. Các vấn đề thực tiễn chủ yếu phát sinh khi NĐDTPL duy nhất là người nước ngoài và không thể thường xuyên hiện diện tại Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập và cần hoàn tất các thủ tục hậu cấp phép.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc bổ nhiệm nhiều NĐDTPL, trong đó có ít nhất một NĐDTPL có khả năng cư trú và hiện diện tại Việt Nam. Phương án này giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về NĐDTPL cư trú tại Việt Nam và thuận lợi hơn trong việc thực hiện các thủ tục yêu cầu NĐDTPL trực tiếp tham gia, như mở tài khoản ngân hàng và xin cấp VNeID cho doanh nghiệp.
Do đó, thay vì chỉ xem xét quốc tịch hoặc nơi cư trú của NĐDTPL, nhà đầu tư nên cân nhắc cơ cấu số lượng NĐDTPL và khả năng thực tế của từng NĐDTPL trong việc thực hiện các công việc tại Việt Nam. Đối với doanh nghiệp có nhà đầu tư hoặc người quản lý chủ yếu ở nước ngoài, việc bố trí ít nhất một NĐDTPL có thể hiện diện tại Việt Nam có thể giúp giảm các vướng mắc trong quá trình đưa doanh nghiệp vào vận hành.
—
Đọc các phần Chuyển động Pháp lý trước tại đây: Phần 1 | Phần 2 | Phần 3| Phần 4| Phần 5| Phần 6
—
Để được tư vấn về quản trị doanh nghiệp, việc bố trí NĐDTPL và các thủ tục pháp lý liên quan đối với nhà đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, vui lòng liên hệ đội ngũ của chúng tôi:
☎️ (+84) 28 3823 9640
