TP. Hồ Chí Minh, Ngày 23 tháng 9 năm 2026
Ngày 23/07/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP (“Nghị định 293“) hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille“). Nghị định 293 có hiệu lực kể từ ngày 11/09/2026, cùng thời điểm Công ước Apostille có hiệu lực tại Việt Nam.
Nghị định 293 thiết lập cơ chế mới cho việc xác thực và sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Theo cơ chế này, giấy tờ công nước ngoài đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cơ chế mới có thể đơn giản hóa đáng kể việc chuẩn bị các giấy tờ công được cấp ở nước ngoài để sử dụng trong các thủ tục đầu tư, doanh nghiệp, cấp phép và các thủ tục pháp lý khác tại Việt Nam.
Tuy nhiên, Apostille không đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ nước ngoài đều tự động được chấp nhận tại Việt Nam. Việc áp dụng cơ chế này còn phụ thuộc vào quốc gia nơi giấy tờ được lập, chủ thể ban hành, bản chất của giấy tờ và các yêu cầu của pháp luật Việt Nam đối với việc sử dụng tài liệu đó.
Điều gì đã thay đổi?
1. Apostille thay thế hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng
Theo Nghị định 293, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, sau khi được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp chứng nhận Apostille hợp lệ, được miễn hợp pháp hóa lãnh sựvà có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận theo quy định có liên quan.
Đáng chú ý, cơ quan và tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ.
Theo cơ chế này, thay vì thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng, người sử dụng chỉ cần thực hiện thủ tục Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được lập trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Tác động thực tiễn: Đối với các nhà đầu tư và tập đoàn đa quốc gia thường xuyên phải sử dụng giấy tờ được cấp ở nước ngoài trong các thủ tục tại Việt Nam, cơ chế Apostille có thể giúp rút ngắn quy trình xác thực tài liệu và giảm các bước xử lý qua cơ quan lãnh sự.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các giao dịch hoặc thủ tục cần nhiều tài liệu từ công ty mẹ, nhà đầu tư hoặc cá nhân ở nước ngoài, chẳng hạn như hồ sơ đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, giao dịch M&A, hồ sơ lao động hoặc một số thủ tục cấp phép khác.
Tuy nhiên, cơ chế Apostille chỉ áp dụng đối với giấy tờ công và trong quan hệ giữa Việt Nam với các quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Đối với các trường hợp không thuộc phạm vi này, cơ chế chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục được áp dụng.
2. Không phải mọi quốc gia thành viên và mọi giấy tờ nước ngoài đều tự động thuộc cơ chế Apostille
Việc một quốc gia là thành viên Công ước Apostille chưa đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ được cấp tại quốc gia đó đều có thể sử dụng cơ chế Apostille tại Việt Nam.
Trước hết, Công ước phải có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và quốc gia nơi giấy tờ được lập. Trường hợp một quốc gia thành viên phản đối việc gia nhập của Việt Nam hoặc Việt Nam phản đối việc gia nhập của quốc gia đó theo cơ chế của Công ước, giấy tờ lưu thông giữa hai nước vẫn thực hiện theo quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Hay nói cách khác, cơ chế Apostille không áp dụng trong trường hợp này.
Ngoài ra, cơ chế Apostille chỉ áp dụng đối với “giấy tờ công”. Theo Nghị định 293, giấy tờ công bao gồm, về cơ bản:
- Giấy tờ tư pháp và thi hành án: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của tòa án, viện kiểm sát, cơ quan điều tra; các văn bản của cơ quan thi hành án; vi bằng của Thừa phát lại.
- Giấy tờ hành chính: giấy khai sinh, kết hôn, quốc tịch, nhận con nuôi, lý lịch tư pháp, bằng cấp, chứng chỉ, hồ sơ học tập, giấy tờ y tế và các giấy tờ hành chính khác do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận.
- Văn bản công chứng: hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
- Văn bản chứng thực: chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch, chứng thực hợp đồng và giao dịch.
- Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định pháp luật (trừ các trường hợp bị loại trừ theo quy định).
Tác động thực tiễn: Khi chuẩn bị tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp cần xác định không chỉ quốc gia nơi tài liệu được lập có thuộc Công ước Apostille hay không, mà còn liệu Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam và tài liệu đó có phải là “giấy tờ công” thuộc phạm vi áp dụng của cơ chế Apostille hay không.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với tài liệu doanh nghiệp như nghị quyết, giấy ủy quyền hoặc các tài liệu nội bộ. Các tài liệu này không mặc nhiên được coi là giấy tờ công và có thể phải thực hiện thêm thủ tục công chứng hoặc chứng nhận phù hợp trước khi được cấp Apostille.
3. Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ, không thay thế yêu cầu dịch thuật và việc xem xét nội dung tài liệu
Nghị định 293 quy định rõ rằng chứng nhận Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh và thẩm quyền của người ký, cũng như con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ, nếu có.
Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung hoặc hình thức của giấy tờ công.
Đồng thời, giấy tờ công đã được cấp Apostille nhưng không được lập bằng tiếng Việt vẫn phải được dịch sang tiếng Việt, và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Ngoài ra, khi tiếp nhận tài liệu đã được cấp Apostille, cơ quan hoặc tổ chức Việt Nam vẫn có trách nhiệm xem xét, đối chiếu tài liệu với quy định pháp luật và các giấy tờ có liên quan để quyết định việc chấp nhận hoặc không chấp nhận tài liệu trong quá trình giải quyết công việc.
Tác động thực tiễn: Apostille giúp đơn giản hóa khâu xác thực nguồn gốc của giấy tờ, nhưng không có nghĩa tài liệu đã Apostille sẽ tự động đáp ứng mọi yêu cầu của một hồ sơ pháp lý tại Việt Nam.
Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra riêng các yêu cầu về nội dung, hình thức, bản dịch, công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật chuyên ngành áp dụng đối với từng thủ tục.
Vì vậy, đối với hồ sơ đầu tư hoặc cấp phép, việc chuẩn bị tài liệu nên được xem xét theo ít nhất hai bước riêng biệt: (i) xác định cách thức xác thực giấy tờ nước ngoài; và (ii) xác định liệu nội dung và hình thức của tài liệu có đáp ứng yêu cầu của thủ tục tại Việt Nam hay không.
4. Công nhận chứng nhận Apostille điện tử và cơ chế xác minh trực tuyến
Nghị định 293 chính thức công nhận chứng nhận Apostille điện tử (“e-Apostille”) do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước cấp.
Theo đó, e-Apostille có giá trị pháp lý tương đương chứng nhận Apostille bằng giấy và không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Khi cần thiết, cơ quan hoặc tổ chức tại Việt Nam có thể xác minh chứng nhận Apostille thông qua Sổ đăng ký điện tử của quốc gia đã cấp, bằng cách tra cứu trực tuyến hoặc quét mã QR trên chứng nhận. Trường hợp có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực nhưng không thể xác minh trực tuyến, cơ quan tiếp nhận có thể đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh.
Tác động thực tiễn: Việc công nhận e-Apostille tạo thêm cơ sở cho việc số hóa quá trình xác thực giấy tờ xuyên biên giới và có thể giảm sự phụ thuộc vào việc vận chuyển bản Apostille giấy giữa các quốc gia.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa giá trị pháp lý của e-Apostille và hình thức tài liệu phải nộp trong từng thủ tục tại Việt Nam. Việc Nghị định 293 công nhận e-Apostille không đồng nghĩa với việc mọi cơ quan cấp phép tại Việt Nam phải tiếp nhận toàn bộ hồ sơ hoặc tài liệu nước ngoài dưới dạng điện tử nếu pháp luật chuyên ngành hoặc thủ tục tương ứng vẫn có yêu cầu khác.
5. Giấy tờ đã được hợp pháp hóa trước ngày 11/09/2026 tiếp tục có giá trị
Nghị định 293 cũng thiết lập cơ chế chuyển tiếp nhằm tránh việc doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục xác thực đối với các tài liệu đã được chuẩn bị trước khi cơ chế Apostille bắt đầu áp dụng.
Theo đó, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu người sử dụng phải thực hiện lại thủ tục Apostille đối với giấy tờ đó.
Ngoài ra, chứng nhận Apostille do quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp trước thời điểm Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam có thể được tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam kể từ thời điểm Công ước có hiệu lực, nếu không thuộc trường hợp bị từ chối theo Nghị định 293.
Tác động thực tiễn:Các doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc đã hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu cho các hồ sơ tại Việt Nam trước ngày 11/09/2026 không cần thực hiện lại toàn bộ quy trình chỉ để chuyển sang cơ chế Apostille.
Quy định chuyển tiếp này giúp hạn chế gián đoạn đối với các giao dịch và thủ tục pháp lý đang được triển khai trong giai đoạn chuyển đổi giữa hai cơ chế.
Khuyến nghị dành cho nhà đầu tư và doanh nghiệp
Nhà đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nên:
- Xác định quốc gia nơi từng giấy tờ được lập và kiểm tra liệu Công ước Apostille có hiệu lực trong quan hệ giữa quốc gia đó và Việt Nam trước khi quyết định phương thức xác thực tài liệu;
- Phân loại tài liệu cần sử dụng tại Việt Nam để xác định tài liệu nào thuộc phạm vi “giấy tờ công” và có thể áp dụng cơ chế Apostille;
- Đối với các tài liệu doanh nghiệp không phải giấy tờ công tự thân, kiểm tra trước các bước công chứng hoặc chứng nhận cần thiết tại quốc gia nơi tài liệu được lập;
- Không coi Apostille là bước thay thế cho các yêu cầu về dịch thuật, công chứng, chứng thực hoặc các yêu cầu về nội dung của hồ sơ theo pháp luật Việt Nam;
- Đối với e-Apostille, kiểm tra đồng thời yêu cầu về hình thức tài liệu của thủ tục cụ thể tại Việt Nam; và
- Rà soát các tài liệu đã được hợp pháp hóa trước ngày 11/09/2026 để tiếp tục sử dụng theo cơ chế chuyển tiếp, thay vì thực hiện lại thủ tục Apostille không cần thiết.
Nhận định của chúng tôi
Nghị định 293 đánh dấu thay đổi đáng kể trong cơ chế xác thực giấy tờ công nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, theo hướng thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống bằng cơ chế Apostille đơn giản hơn đối với giấy tờ thuộc phạm vi Công ước.
Đối với hoạt động đầu tư nước ngoài, thay đổi này có thể tạo thuận lợi đáng kể cho việc chuẩn bị giấy tờ xuyên biên giới, đặc biệt trong các giao dịch hoặc thủ tục yêu cầu tài liệu từ nhà đầu tư, công ty mẹ hoặc cá nhân ở nước ngoài, vốn dĩ tốn khá nhiều thời gian và chi phí cho nhà đầu tư nước ngoài.
Tuy nhiên, lợi ích của cơ chế Apostille phụ thuộc vào việc doanh nghiệp xác định đúng quốc gia áp dụng – loại giấy tờ – yêu cầu của thủ tục cụ thể tại Việt Nam. Apostille chỉ giải quyết vấn đề xác thực nguồn gốc của giấy tờ và không thay thế việc đánh giá tính phù hợp về nội dung, hình thức hoặc các yêu cầu dịch thuật, công chứng và chứng thực theo pháp luật Việt Nam.
Về thực tiễn, doanh nghiệp nên điều chỉnh quy trình chuẩn bị hồ sơ nước ngoài theo hướng kiểm tra ngay từ đầu liệu tài liệu thuộc cơ chế Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn xác thực theo một cơ chế thuận lợi hơn. Việc phân loại đúng ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ sẽ giúp tận dụng lợi ích của cơ chế mới và hạn chế việc thực hiện thủ tục không cần thiết.
—
Đọc các phần Chuyển động Pháp lý trước tại đây: Phần 1 | Phần 2 | Phần 3| Phần 4| Phần 5| Phần 6| Phần 7
—
Để được tư vấn về thủ tục xác thực giấy tờ và các thủ tục pháp lý dành cho nhà đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, vui lòng liên hệ đội ngũ của chúng tôi:
📧 info@indochinecounsel.com
☎️ (+84) 28 3823 9640
